Несколько лет назад большая часть нашей коммуникаций переехала в онлайн. После этого мы все заметили, что потеряли важную часть общения, которое было в офисе. Когда мы начинали разрабатывать YuChat, наша цель была простой – собрать в одном месте все коммуникации и даже немного больше для нашей команды. Мы внимательно смотрели на то, как устроены Slack, Microsoft Teams, Zoom - продукты которые задали стандарты корпоративного общения, не стесняясь брать у них лучшее. При этом оказалось, что недостаточно повторить чужой опыт, чтобы получить работающий продукт. Мы хотели сделать продукт, который будет по-настоящему удобен и для нас, и для наших пользователей. И, казалось, нам это удалось. По крайней мере, так мы думали до недавнего времени. 

Как было

Одна из болей, которую мы хотели победить - фокус на проекте и концентрация контекста.

Поэтому, личные сообщения в YuChat работали внутри каждого рабочего пространства, и всё выглядело удобно и понятно. 

“Рабочее пространство - сущность для организации совместной работы и общения внутри компании. Рабочее пространство может создать любой пользователь YuChat.”

Правда, когда рабочих пространств становилось больше, появились нюансы, которые казались мелочами, при этом каждый день отнимали немного времени.

• с одним и тем же коллегой велись параллельные переписки в разных пространствах.
• поиск работал только внутри одного пространства, и приходилось открывать несколько, чтобы найти нужный файл или сообщение.
• постоянные переключения сбивали с концентрации и превращали даже быстрый вопрос коллеге в маленький квест.

Мы первыми почувствовали это на себе. Даже внутри команды из 50 человек начали появляться такие проблемы: переписки дублировались, сообщения пересылались из одного чата в другой, файлы терялись между воркспейсами, а одни и те же вопросы приходилось задавать повторно, потому что нельзя было быстро найти старый диалог. И в скором времени мы начали слышать те же жалобы от наших клиентов, в особенности от крупных компаний. Разница была только в масштабе, когда у небольшой компании это означало несколько минут поиска, у корпорации на десятки тысяч сотрудников - это часы потерь и реальный тормоз в работе.

Мы поняли, что наш изначальный подход, при котором существовала модель “личные сообщения внутри каждого рабочего пространства” больше не работает. Тогда мы задумались, как изменить устройство личных сообщений так, чтобы они работали одинаково хорошо при любом масштабе.

Первое решение

Мы начали искать то самое подходящее решение, и первая идея была немного радикальной: полностью отключить личные чаты внутри рабочих пространств и перенести их в отдельное Глобальное Рабочее пространство.

“Глобальное Рабочее пространство компании - Uber Workspace — это централизованное пространство, автоматически создаваемое в YuChat для каждой организации.”

На первый взгляд идея казалась нам логичной: все личные переписки в одном месте, никакой путаницы: но при более внимательном разборе проявились серьёзные минусы. Для компаний с одним рабочим пространством, а таких большинство на старте, Uber-пространство выглядело как лишний слой. Появлялись бы вопросы: “Зачем нам это, если и так все работает? Зачем нам перемещаться между нашим основным воркспейсом и еще таким же - глобальным?”. Возникал риск “удвоения навигации”, когда часть общения оставалась в привычном пространстве, часть уезжала в Uber. И на самом деле с психологической точки зрения это ломало привычный паттерн работы: пользователи бы чувствовали, что мы усложняем процесс, а не упрощаем. 

Спустя еще несколько обсуждений, мы поняли, что для маленьких команд Uber-пространство выглядит как «ненужная штука». Но именно этот эксперимент помог нам осознать важное, что никто не может гарантировать, что у него всегда будет один воркспейс. Команда растёт, появляются новые проекты, и рано или поздно количество пространств увеличивается. И тогда то, что казалось «ненужным», становится критически важным. Так мы пришли к нашей следующей идее – Direct Messages.

Второе решение 

Direct Messages стали очевидным шагом вперед для нас: единый список коллег, общий поиск, одна история переписок. С архитектурной точки зрения, нам казалось, это было правильное решение. Но вместе с ним с ним возникла задача: как сохранить ощущение живого офиса, когда люди привыкли к незапланированным разговорам? Они создавали эффект открытого пространства и привычного многим из нас уголка с кофемашиной, где можно было присоединиться к разговору спонтанно и незапланированно. Раньше это обеспечивали публичные звонки: любой участник видел активный разговор и мог присоединиться. С появлением DM мы опасались, что эта возможность исчезнет. Для многих это была одна из самых любимых функций YuChat. Мы понимали, что если внедрить DM и забыть о возможности спонтанных звонков, мы и в особенности наши пользователи потеряют привычный способ коммуникации. Поэтому ещё в процессе разработки мы искали решение, которое сохранит концепцию Open Space офиса, когда у сотрудников постоянно возникают незапланированные/спонтанные встречи, и можно поучаствовать в интересном обсуждении или задать быстрый вопрос коллеге. В новой модели мы сохранили этот сценарий. На странице воркспейса можно одним кликом начать звонок, пригласить нужных коллег, и он становится виден другим. Так спонтанные звонки остались частью YuChat, просто теперь они выглядят по-другому.

Появление Комнат для звонков

Параллельно с этим у нас возникла еще одна идея. Добавление функции – Call Rooms. 

“Call Room — это пространство для звонков, которое можно создать заранее и использовать для регулярных или разовых встреч”.

Это не замена спонтанным звонкам, а самостоятельная возможность для других задач. Call Rooms позволяют создавать переговорные комнаты заранее, давать им понятные имена и использовать одну и ту же ссылку многократно. Ссылку можно вложить во встречу календаря или отправить внешним участникам, которые подключатся через браузер без установки нашего приложения. При этом сами комнаты могут быть публичными или приватными, в зависимости от ситуации.

Call Rooms добавили в наш YuChat новый уровень гибкости: теперь можно не только присоединяться к незапланированным разговорам, но и легко организовывать заранее подготовленные обсуждения.

Наши выводы

После запуска Direct Messages и Call Rooms мы продолжили тестировать их на себе, и постепенно стало видно, что новый формат упрощает поиск, убирает дубли и ускоряет нашу работу. История с Direct Messages напомнила нам, что продукт никогда не бывает “законченным”. Он растет вместе с командами, которые им пользуются. И это отражает нашу философию – развивать YuChat не «для» клиентов, а вместе с ними, чтобы каждый день он помогал работать проще, быстрее и комфортнее.

‍